Dette er et dokument stifterne av selskapet skriver opp i forbindelse med etableringen av et selskap. Protokollen er et referat fra stiftelsesmøtet og er et viktig dokument når det nye selskapet skal registreres hos det offentlige.

I dette møtet avgjøres det nye selskapets grunnleggende egenskaper, som f.eks. hvor det skal ha hovedkontor, hvor mange aksjer selskapet skal ha, og hva hver aksje skal koste ved oppstart.

Stifterne bestemmer også deltakerne i styret, hvem som skal være styreleder og daglig leder, og hvor mange aksjer hver av deltakerne skal ha. Referatet fra møtet, ofte kalt “protokollen”, skal signeres av alle stifterne, og sendes inn til Brønnøysundregistrene sammen med en rekke vedlegg. FirmaHjelp leverer en komplett stiftelsesmøteprotokoll som inneholder alle punktene som kreves for at stiftelsen skal godkjennes.

Samordnet registermelding er et felles meldingsskjema som gjelder for sju statlige registre. Det brukes blant annet til å sende inn melding om nyetableringer, endringer i styret, navnendringer, fusjon/fisjon, o.l.

Det finnes forenklede varianter for bl.a. enkeltpersonforetak, og et tillegg meldingen for innmelding i MVA-registeret. Aksjeselskaper må bruke hoved blanketten, som er på seks sider. Dette fylles ut av FirmaHjelp som en del av AS-pakken.

Oversikt over eiendeler, egenkapital og gjeld i selskapet ved oppstart kalles åpningsbalansen. Det er fortsatt krav til revisor godkjenner dette dokumentet før registrering kan skje. Dette gjelder selv om selskapet er fritatt for revisorplikt etter Aksjelovens § 7-6.

Åpningsbalansen er enkel og kortfattet for selskaper som benytter rene penger som aksjekapital når det blir etablert.

Dersom det skal tas inn gjenstander, eiendom, o.l. som en del av aksjekapitalen, såkalt ting innskudd, blir revisoren sin jobb mer omfattende noe som vil igjen føre til større kostnader til revisor ved oppstart. I slike tilfeller holder det ikke lenger at banken bekrefter at aksjekapitalen er betalt inn. Eiendelene må takseres korrekt, og derfor må revisoren også bekrefte hvor mye aksjekapital som er tilført selskapet ved oppstart. AS-pakken tillater ikke bruk av ting innskudd som aksjekapital, men man kan fint skyte inn eiendeler i etterkant av registreringen.

Ved oppstart av aksjeselskap kreves det at det nyvalgte styret holder et styremøte der flere lovpålagte saker skal være behandlet. På styremøtet samles styremedlemmene for å ta avgjørelser om blant annet selskapets økonomi og ansettelser.

Styremøteprotokollen er referatet fra styremøtet. Dette er et obligatorisk vedlegg til stiftelsesdokumentet. Dersom selskapet ikke ønsker revidering av regnskapet må dette fremkomme i styremøteprotokollen.

Det er generalforsamlingen som gir styret fullmakt til å fravelge revisor og styret som tar den endelige avgjørelsen. Det er styret som har det øverste ansvaret for den økonomiske forvaltningen i et selskap.

Styremedlemmene i selskapet blir valgt av aksjonærene på årsmøtet til å representere eierne i selskapet. Styret er den overordnete myndigheten når det kommer til ledelsen i et selskap, dette skjer i praksis via en daglig leder. Styrets viktigste oppgave er å overvåke selskapets økonomiske situasjon samt forhindre at kreditorene utsettes for unødvendig risiko. Det er gjennom vedtak fra styremøtet at styret kaller inn til ordinær eller ekstraordinær generalforsamling.

Vedtektene utarbeides av stifterne i selskapet, og vedtas første gang på den konstituerende generalforsamlingen. Selskapsvedtektene er et dokument som setter ned de grunnleggende reglene for hvordan AS-et skal drives. Det er et minimumskrav til hvilke punkter som må være inkludert i vedtekene i henhold til aksjeloven. Senere kan vedtektene endres når eierne selv ønsker. Slike endringer gjøres på generalforsamlingen. Med mindre vedtektene sier noe annet kreves det 2/3 flertall i generalforsamlingen for å endre dem.

Ved oppstart må blant andre disse punktene være dekket i vedtektene: Selskapets foretaksnavn, forretningsadresse, hvor stor aksjekapitalen skal være, og aksjenes pålydende verdi. I tillegg skal vedtektene inkludere en nøyaktig beskrivelse av hvordan styret i selskapet skal opptre, samt hvordan man skal forholde seg til kjøp og salg av selskapets aksjer.

Alle aksjonærer skal være registrert i aksjeeierboken, og opplysningene må holdes oppdatert både hos selskapet og i offentlige registre dersom aksjer bytter eier. Aksjeeierboka har som funksjon å ajourføre opplysninger om hvem som har eierskapet i et AS.

I de aller fleste tilfeller holder det med en enkel opplisting av eierne, og hvor mange aksjer den enkelte eier har. Aksjeeierboka er et vedlegg til stiftelsesdokumentet, og skal sendes inn til Brønnøysund sammen med de andre stiftelsesdokumentene. Aksjeeiere skal oppføres med fødselsdato, eller D-nummer (midlertidig Norsk personnummer). Hvis eieren er et selskap må organisasjonsnummeret fremkomme.

Det er ikke lenger krav til revisjon av regnskapet for aksjeselskap, men det er krav til at en revisor godkjenner åpningsbalansen.

En åpningsbalanse er den aksjekapitalen som er skutt inn i selskapet ved registrering. Ved bestilling av AS hos FirmaHjelp er denne revisorbekreftelsen (godkjennelse av åpningsbalanse) inkludert. Vår revisor forbindelse godkjenner din åpningsbalanse etter at du har sendt bekreftelse på innksutt aksjekapital fra din bank.