Om dokumentasjon og oppbevaring

Alle næringsdrivende virksomheter er pliktige til å føre regnskap etter bestemmelsene i bokføringsloven. Bokføringsplikten innebærer plikt til bokføring , spesifikasjon , dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger, og reglene for dette finnes i bokføringsloven og bokføringsforskriften.

Plikten til løpende bokføring innebærer at man bokfører transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner som direkte påvirker resultatet og/eller balansen. Bokføringsreglene skal sikre tilfredsstillende bokføring og dokumentasjon av disse transaksjonene og disposisjonene, og dermed sikre de ulike brukerne av regnskapet pålitelig informasjon. Informasjonen skal kunne etterkontrolleres, og bokføringsreglene, herunder kravene til oppbevaring, er derfor sentrale for skatte- og avgiftsmyndighetenes kontrollvirksomhet.

Hva skal bokføres?

• dokumentasjonsdato (den dato faktura e.l. utstedes)
• beløp
• dokumentasjonshenvisning (bilagsnummer)
• kontokode (kontonummer)
• andre relevante behandlingskoder (f.eks. mva-kode)
• eventuelt kode for kjøper/selger (kunde/leverandørspesifikasjon)

Bokføringen skal være á jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. For virksomheter som skal levere 2-månedlige omsetningsoppgaver innebærer dette at bokføringen må være á jour hver annen måned. I tillegg til at hver enkelt transaksjon og disposisjon skal dokumenteres fortløpende, er det stilt krav om at alle balanseposter i årsregnskap og/eller næringsoppgave skal dokumenteres, med mindre de er ubetydelige. Dette vil for eksempel gjelde bankinnskudd, varebeholdning, anleggsmidler og lånegjeld.

Hva er bokføringslovens krav til oppbevaring?

Pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning skal oppbevares i ti år etter regnskapsårets slutt. Det er videre et krav at regnskapsmaterialet skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll. Det skal være tilgjengelig i lesbar form og kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden. Det skal foreligge en sikkerhetskopi av elektronisk regnskapsmateriale. Sikkerhetskopien skal oppbevares adskilt fra originalen.

Hvem har ansvaret for oppbevaringen?

Det er den bokføringspliktige selv som har ansvar for oppbevaring av regnskapsmaterialet. Den praktiske oppbevaringen kan utføres av andre enn den bokføringspliktige. Dette kan for eksempel være ekstern regnskapsfører eller andre tilbydere av oppbevaringsløsninger. Ansvaret for oppbevaringen påhviler likevel til syvende og sist alltid den bokføringspliktige.

Snakk med oss!

Hvorfor bruke FirmaHjelp?

FirmaHjelp er et autorisert regnskapskontor og medlem av NARF. Vi har hjulpet tusenvis av bedrifter med regnskapstjenester. Når du velger FirmaHjelp har du muligheten til å få alt du trenger på ett sted, og et regnskapskontor som kan vokse med deg etter hvert som ditt firma utvikler seg.

Se også "Kom Ajour" med regnskapet og Regnskap for økonomiavdelinger