Om reise / representasjon

Reglene for reisegodtgjørelse, representasjonskostnader, bevertning og gaver er svært strenge i Norge. Bakgrunnen for at reglene for representasjon og gaver er så strenger er faren for korrupsjon og det er derfor viktig at du gjør denne type oppgaver nøye.

Representasjon

Representasjon er kostnader rettet mot personer og bedrifter som ikke er knyttet til bedriften som eier, ansatte, styremedlem og aksjonær. Disse kostnadene er i utgangspunktet ikke fradragsberettiget for den næringsdrivende, og moms på kostnader til representasjon vil aldri være fradragsberettiget. Dokumentasjonskravet til representasjonsutgifter er høy, og både revisor og ligningskontor har fokus på denne typen kostnader. Når representasjonskostnaden ikke er fradragsberettiget er det vanligvis heller ikke fradragsrett for den delen av representasjonskostnadene som gjelder innehaver og de ansatte.
Merk at selv om det ikke er skattemessig fradrag for kostnaden kan kostnaden bokføres i regnskapet.

Snakk med oss!

Gaver

Gaver i arbeidsforhold er i utgangspunktet skattepliktig. Det finnes en rekke unntak. Gaver til ansatte som ikke overstiger kr 1000 pr år er ikke skattepliktig for mottakeren dersom arbeidsgiver ikke krever skattemessig fradrag for kostnaden. I tillegg kan følgende gaver deles ut skattefritt: Anledning:

Bevertning

Enkel bevertning for under kr 400 pr person er fradragsretten er under forutsetning om at:

• Bevertningen finner sted i foreningstiden eller i umiddelbar forbindelse med forhandlinger eller demonstrasjon av varer.
• Bevertningen finner sted på arbeidsstedet eller hvis det ikke er kantine eller annen rimelig serveringsmulighet der, på spisested i nærheten.
• Det ikke serveres brennevin. Dersom det serveres brennevin i forbindelse med måltidet vil ingen del av utgiftene være skattemessig fradragsberettiget

Når ett eller flere av vilkårene ikke er oppfylt vil ingen del av kostnadene være skattemessig fradragsberettiget

Merk at møte- og kurskostnader i utgangspunktet er fradragsberettiget. Men der kunder og forretningsforbindelser deltar på kurs og møter vil det kunne anses som ikke fradragsberettiget representasjon dersom kostnadene overveiende er tilknyttet selskapeligheter.

Reise

Man kan dekke utgifter for tjenestereise for de ansatte på to måter:

• Refundert utgifter etter regning
• Statens satser (skattedirektoratets satser)

Å dekke utgifter etter regning er den enkleste måten å dekke utgifter for tjenestereise på, den krever minst administrasjon. Benyttes statens satser risikerer man å betale ut for mye til de ansatte. Man må bruke standard skjema for reiseregning for å føre på alle utgiftene man har hatt ved reisen, viktig at alle vilkårene på skjemaene er oppfylt, for at diett og kilometergodtgjørelse ikke skal være skattepliktig.

For å sikre at den ansatte ikke får refundert samme utgift flere ganger er det dessuten et krav om at originalbilaget leveres til og oppbevares av arbeidsgiver. Et skannet bilag oppfyller ikke kravet til originalitet.

Reiseregningen skal minst inneholde:

• arbeidstakerens navn og adresse og underskrift
• dato for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise
• formålet med reisen
• hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på

Reisefraværet må være på minst 5 timer og reisen må være på mer enn 15 km langs korteste Reisestrekning, det er forskjellige satser avhengig av hvor lenge man har vært borte på reise.

Fra 2011 skiller man mellom statens satser og skattedirektoratets satser. Statens satser vil øke i vår, men hvis man utbetaler statens satser vil differansen være skattepliktig, så det lønner seg ikke å utbetale mer enn satsene nedenfor.

Bilgodtgjørelse er den mest vanlige formen for tjenestereise, og reiseregningen/kjøreboken må minst inneholde:

• arbeidstakers navn, adresse og underskrift
• dato for avreise og hjemkomst for hver yrkes-/tjenestereise
• formålet med reisen
• hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på
• fremstilling av reiseruten med angivelse av lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer, og
• totalt utkjørt distanse beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller (evt. trip-teller) ved begynnelsen og slutten av hver yrkes-/tjenestereise.
• navn på passasjer det kreves passasjertillegg for.

Det dekkes ikke bilgodtgjørelse for kjøring mellom hjem og arbeid.

Vi kan hjelpe deg med reise og representasjonsføring

Vi i FirmaHjelp har mye kunnskap om føring av reise og representasjonskostnader, og vi hjelper deg gjerne med å velge løsning og å fylle ut nødvendige skjemaer.

Se også "Kom Ajour" med regnskapet og Regnskap for økonomiavdelinger