"Firmahjelp" er en merkevare eiet av det autoriserte regnskapskontoret Censa AS, med organisasjonsnummer: 992 564 830 og forretningsadresse: St. Olavsgate 25, NO-0166 Oslo. Heretter omtalt som Regnskapskontoret.
Oppdragsgiver er en fysisk eller juridisk person som inngår en avtale med Regnskapskontoret. Heretter omtalt som Oppdragsgiver.
Avtalen om levering / bestilling av tjenesten er inngått når Oppdragsgiver har fullført bestillingen. Ved bestilling aksepterer Oppdragsgiver disse vilkår. Regnskapskontoret vil underrette Oppdragsgiver pr e-post, dersom ytterligere informasjon er nødvendig.
Regnskapskontoret har rett til å foreta kredittvurdering av Oppdragsgiver og Kontaktperson. Regnskapskontoret forbeholder seg retten til å ikke påta seg tjenesten grunnet Oppdragsgivers virksomhetsområde og / eller kredittvurdering. Oppdragsgivers styreformann og daglig leder stiller solidarisk ansvarlig for selskapets gjeld til Regnskapskontoret.
Representant hos Regnskapskontoret er spesifisert i Vedlegg 1 til Oppdragsavtalen.
Oppdragsgivers kontaktperson anses å ha fullmakt til å motta og kommentere alle regnskapsmessige opplysninger etter denne avtale. Korrespondanse og fakturering skjer til Oppdragsgivers e-post.
Denne avtalen gir Regnskapskontoret fullmakt til innhenting av alle relevante regnskapsopplysninger, herunder kontoutskrifter for Oppdragsgivers bankkonti og kontoutskrifter fra kunder og leverandører.
Regnskapskontoret gis fullmakt til å underskrive følgende på Oppdragsgivers vegne: (egen fullmakt oppbevares hos Regnskapskontoret).
- Merverdiavgiftsoppgaver
- Terminoppgaver for skattetrekk og arbeidsgiveravgift
- Følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver
- Korrespondanse vedr. skatt/mva/regnskap
- Ligningsoppgaver
Samtidig med eller umiddelbart etter utfylling av Oppdragsavtale skal nødvendige fullmakter underskrives og sendes til Regnskapskontoret.
Oppdragsgiver plikter å levere Komplett regnskapsunderlag på avtalte tidspunkt iht oppdragsavtale.
Komplett regnskapsunderlag er definert som mottatt når alle kontoutskrifter er mottatt og når hver postering i kontoutskriften har et underliggende bilag + evt. lønnsunderlag for alle ansatte ved variabel lønn.
Oppdragsgiver har blitt tildelt ett tidspunkt og hvis Oppdragsgiver ikke leverer Komplett regnskapsunderlag på Avtalt tidspunkt, vil regnskapet ikke bli ført før Regnskapskontoret har kapasitet til å føre regnskapet. Når materiale blir levert for sent må Regnskapskontoret benytte overtid for å få utført oppdraget. Kostnad med bruk av overtid, kr 150 pr time, vil bli belastet Oppdragsgiver.
Regnskapskontoret skal sammen med Oppdragsgiver vurdere de av Oppdragsgivers rutiner som har betydning for gjennomføring av denne Oppdragsavtale, og tilpasse disse slik at regnskapsføringen kan utføres i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Oppdragsgiver skal gi opplysninger om eventuelle momenter som ikke framgår av regnskapet, men som kan ha betydning for årsregnskap/ ligningspapirer.
Under forutsetning av at Oppdragsgiver har levert komplett , regnskapsunderlag innen avtalt frist (ref § 4) og etter Regnskapskontorets veiledning, skal Regnskapskontoret produsere det avtalte regnskap i henhold til gjeldende lover, forskrifter, god regnskapsføringsskikk, Oppdragsavtalen og ellers medvirke til at kundens interesser ivaretas.
Oppdragsgiver plikter å gi Regnskapskontoret umiddelbar skriftlig varsel ved endring av kontaktdata, herunder e-post adresse og telefon. Regnskapskontoret vil alltid henvende seg til sist oppgitte e-post adresse.
Regnskapskontoret skal tilgjengliggjøre regnskapet digitalt på www.firmahjelp.no. Oppdragsgiver kan her laste ned nødvendige regnskapsrapporter. Oppdragsgiver skal gå gjennom regnskapsrapportene så snart de foreligger og gi tilbakemelding til Regnskapskontoret om eventuelle feil eller uklarheter. Hvis Oppdragsgiver ønsker å reklamere på utført oppdrag, plikter Oppdragsgiver å gi skriftlig beskjed senest 14 – fjorten – dager etter utført leveranse.
Regnskapskontoret skal gi melding til Oppdragsgiver om mangelfulle eller manglede bilag snarest etter avtalt leveringstidspunkt. Oppdragsgiver skal svare på all korrespondanse etter mangelfulle eller manglende bilag, innen 7 – syv – dager.
Regnskapskontoret har intet ansvar for feilaktig regnskap som skyldes manglende eller mangelfulle bilag, med mindre Regnskapskontoret åpenbart burde ha oppdaget manglene. Regnskapskontoret har intet ansvar for følgene av forsinkelse ved for sent innlevert Komplett regnskapsunderlag (Ref § 4).
Regnskapskontoret har til enhver tid ansvar for å ha lovbestemt dokumentasjon av det regnskaps- og lønnssystem som benyttes som ledd i oppfyllelsen av denne Oppdragsavtale.
Regnskapskontoret har taushetsplikt for opplysninger vedrørende regnskapet og andre forhold som det har blitt kjent med gjennom samarbeidet. Regnskapskontoret kan ikke uten Oppdragsgivers samtykke gi slike opplysninger til andre med mindre dette er tillatt eller pålagt iht. gjeldende lov eller god regnskapsskikk, i forbindelse med skifte av regnskapsfører, i forbindelse med kvalitetskontroll som gjennomføres i regi av offentlig myndighet eller som ledd i avtalt intern kontroll med annet regnskapskontor.
Regnskapskontoret kan etter egen vurdering alltid gi informasjon om forhold av betydning til den/de som er tillagt personlig ansvar for Oppdragsgivers regnskapsavleggelse i medhold av gjeldende lovgivning.
Regnskapskontoret har iht. norsk lovgivning plikt og ansvar til å besvare henvendelser fra offentlige myndigheter om Oppdragsgivers økonomi. Regnskapskontoret vil varsle Oppdragsgiver dersom slike opplysninger og bistand blir avkrevd Regnskapskontoret. Regnskapskontoret vil fakturere Oppdragsgiver for slik bistand etter gjeldene prisliste. Regnskapskontoret er iht. Hvitvaskingsloven pålagt å undersøke og rapportere til Økokrim om forhold som kan indikere at det foregår hvitvasking av utbytte fra straffbare handlinger.
Regnskapsmateriell fra Oppdragsgiver som i henhold til denne Oppdragsavtalen er overlevert i Regnskapskontorets besittelse, skal oppbevares etter de krav regnskapslovgivningen til enhver tid stiller. Regnskapskontoret sender tilbake regnskapsmateriell for foregående år, når årsrapport/ligningspapirer er innlevert eller ved mislighold iht. §11 og heving iht. § 12 for Oppdragsgivers lovpålagte oppbevaring til sist kjente adresse. Oppdragsgiver plikter selv å oppbevare originale regnskapsunderlag ved leveranse av regnskapsunderlaget digitalt til Regnskapskontoret. Regnskapskontoret er ikke erstatningsansvarlig for tap som skyldes tap av registreringer eller materiell så lenge tapet ikke kan henføres til Regnskapskontorets brudd med denne avtalen. Frakt og ekspedisjon blir fakturert Oppdragsgiver, ved Oppdragsgivers mislighold blir materialet tilgjengeliggjort for Oppdragsgiver. Oppdragsgiverplikter å avhente materialet innen 3 mnd etter at varsel er sendt. Materialet blir deretter makulert.
Regnskapskontorets honorar fastsettes etter Regnskapskontorets til enhver tid gjeldende prisliste. Honoraret fastsettes for faktisk medgått tid, pr påbegynte 15 minutter. Regnskapskontoret vil viderefakturere portokostnader, og gis anledning til å fakturere fakturagebyr, purre og inkassogebyr, og morarenter. Ved endring i honorarsatsene skal Oppdragsgiver varsles minimum en måned før endringen trer i kraft til sist kjente epostadresse.
Oppdragsgiver plikter å innbetale en oppstarts akonto iht. gjeldene prisliste umiddelbart etter Oppdragsavtalen er sendt inn. Blir ikke akontoen innbetalt innen betalingsfrist, vil Oppdragsavtalen termineres, med mindre Partene er blitt enige om annet. Regnskapskontoret utsteder deretter ny akonto hver måned. Akontoen blir kalkulert basert på forventet årsforbruk. Avregning skjer 1 gang pr år pr 30. september. Ved endring i oppdragsmengde forbeholder Regnskapskontoret seg retten til å justere akonto beløpet.
Oppdragsgiver plikter å betale fakturaene fra Regnskapskontoret innen 14 dager.
Obligatorisk systemtilgang (Rapporttilgang, Scanningtilgang og WebFaktura tilgang) er en obligatorisk del av tjenesten. Tjenesten er integrert i Akonto beløpet. Oppdragsgiver henviser til gjeldende prisliste.
Regnskapskontoret reserverer tid for utførelse av oppdraget. Blir ikke grunnlag levert vil Oppdragsgiver uansett bli fakturert for 30 minutt av den reserverte tiden pr måned.
Regnskapskontoret har rett til å holde tilbake regnskapsmateriale i samsvar med de til enhver tid gjeldende regler, som sikkerhet for krav på honorar og ev. andre krav overfor Oppdragsgiver.
Partene har rett til å heve denne avtalen umiddeltbart ved vesentlig mislighold fra den andre parten. Regnskapskontoret anses uansett vesentlig å ha misligholdt denne avtalen dersom:
A: Det regnskapet som er utarbeidet i vesentlig grad avviker fra de reglene som gjelder for utarbeidelse av regnskapet.
B: Regnskapet ikke er levert innen myndighetenes frist for levering av regnskapsrapportert, når Oppdragsgiver har gitt varsel om forholdet, med 2 – to – ukers frist og regnskapet fortsatt ikke er levert innen denne fristen.
Oppdragsgiver anses uansett vesentlig å ha misligholdt denne avtalen dersom:
A: Oppdragsgiver ikke har betalt Regnskapskontorets krav på honorar eller andre ytelser ved forfall og betaling heller ikke er skjedd innen 1 – en – uke etter skriftlig purring fra Regnskapskontoret.
B: Oppdragsgiver ikke har besvart Regnskapskontorets korrespondanse innen 7 dager og har heller ikke svart ved purring på dette med 1 – en – ukes frist.
C: Regnskapskontoret ikke gis mulighet til å utføre sitt oppdrag på en forsvarlig måte, for eksempel ved at Regnskapskontoret ikke får utlevert alle relevante regnskapsbilag og annen nødvendig informasjon innen 1 – en – ukes frist.
D: Oppdragsgiver forsøker å pålegge Regnskapskontoret å utføre oppdraget i strid med gjeldende lover og regler.
Heving på bakgrunn av vesentlig mislighold av Oppdragsavtalen skal skje ved skriftlig erklæring kalt ”Hevingserklæring”. Erklæringen skal fremsendes pr e-post til siste kjente e-postadresse og skal gi en kortfattet beskrivelse av årsaken til hevingen. Oppdragsgiver har tilgang til regnskapssystemet i 3 mnd etter hevningen, slik at nødvendig regnskapsopplysninger kan hentes ut. Etter 3 mnd vil tilgangen sperres og informasjon slettes.
Hver av Partene kan si opp avtalen med et varsel på tre måneder. Oppsigelse må skje skriftlig, og det skal klart fremgå at det er en oppsigelse av Oppdragsavtalen. Oppsigelsestiden begynner å løpe fra den 1. i måneden etter at oppsigelsen er mottatt av den andre parten. Regnskapskontoret skal utføre de oppgaver som normalt etter avtalen vil bli foretatt i de måneder oppsigelsestiden omfatter, også eventuelt årsregnskap med ligningspapirer. Regnskapskontoret har krav på honorar i oppsigelsestiden selv om kunden ikke velger å la Regnskapskontoret utføre det avtalte arbeid. Honoraret begrenses da til 75 % av gjennomsnittshonoraret de siste 12 måneder forut for oppsigelsen. Regnskapskontoret skal ved utløpet av oppsigelsestiden overlevere alt regnskapsmateriell til Oppdragsgiver, med mindre Regnskapskontoret velger å benytte seg av avtalens §10. Oppdragsgivers har tilgang til regnskapssystemet i 3 mnd etter oppsigelsen. Etter 3 mnd vil tilgangen sperres og informasjon slettes.
Ved forhold utenfor Regnskapskontoret kontroll, for eksempel dødsfall av nøkkelpersoner, tap at datamateriale levert av 3. part eller naturkatastrofer, plikter ikke Regnskapskontoret å levere avtalte tjenester iht. Oppdragsavtalen.
Mindre justeringer av Oppdragsavtalen kan foretas gjennom endringsbilag. Slike endringer anses gjeldende når Regnskapskontoret har utferdiget og undertegnet bilaget og kunden er orientert om endringene.
Avtalen er underlagt norsk lov basert på Regnskapskontorets adresse. Ved tvist om forståelsen av avtalen, skal tvisten søkes løst ved forhandlinger. Finner ikke partene en løsning innen 30 dager, skal tvisten løses av de ordinære domstoler.
Ifølge Finanstilsynets veiledning til lov og forskrift for tiltak mot hvitvasking av utbytte fra straffbare handlinger skal bekreftet rett kopi av godkjent identitetsdokumentasjon påført hvem som har foretatt kontrollen oppbevares i fem år etter at kundeforholdet er opphør.